Système d’Information

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8 astuces pour réussir une externalisation !

L’externalisation (en anglais Outsourcing) consiste à confier à une société tierce la réalisation de certaines activités internes à l’entreprise, très en vogue dans le domaine des systèmes d’information.

 

Voici 8 points pour vous aider à sécuriser votre approche de l’externalisation :

 

1)     Soyez clairs sur les attendus de l’externalisation

Les bénéfices sont souvent liés à la productivité, à l’économie financière, à l’amélioration de services ou de processus. Néanmoins, il convient de les clarifier et de les formaliser afin d’éviter toute remise en question ultérieure.

2)     « Benchmarkez »

l’externalisation peut prendre différentes formes qu’il convient de comparer afin de choisir la solution la plus viable sur la durée. Les acteurs sont en général spécialisés et proposent des solutions spécifiques. Nous recommandons également à ce stade de rencontrer d’autres entreprises qui ont fait des choix d’externalisations similaires afin d’apprendre de leurs expériences et nourrir votre prise de décision.

3)     Sélectionnez judicieusement votre prestataire

A la lueur de votre benchmark, lancez un processus d’appel d’offres auprès des acteurs du marché afin de retenir le prestataire le plus adapté à vos besoins et exigences. Rencontrer des sociétés qui ont sont passées par là même étape m, afin d’apprendre de leurs retours d’expérience.

4)    Testez votre future partenaire !

Afin de vous conforter dans le choix, intégrez une phase pilote afin d’évaluer les compétences du prestataire et sa capacité à récupérer et opérer vos activités. C’est bien en amont qu’il faut avoir réfléchi à cette phase pilote et avoir prédéfini le scénario des tests. C’est un bon moyen de faire les réglages nécessaires avant de démarrer.

5)    Pilotez ensemble

L’externalisation nécessite de multiples expertises techniques et métiers. Elle doit donc être pilotée avec méthode, en mode projet, par l’entreprise et son prestataire, dans un esprit de partenariat et de confiance mutuelle. Le dispositif en place devra permettre une collaboration efficace des équipes internes et externes qui opèrent l’externalisation.

6)     Identifiez et opérez les changements organisationnels internes

Comme déjà évoqué, toute externalisation impacte l’organisation en place. Par conséquent il est crucial de les identifier et de les intégrer dans le projet. Les adaptations ou changements d’organisation requis devront être réalisés en parallèle afin de se préparer au nouveau mode de fonctionnement post externalisation.

7)     Communiquez, communiquez, communiquez…

Toute externalisation suscite généralement des questions, des inquiétudes, des doutes, des incompréhensions.Un des facteurs clés de réussite et de communiquer avant, pendant, et après le projet sur le sens de l’externalisation, sa valeur ajoutée, ses objectifs, son avancement, ses impacts.

8)     Demain se prépare aujourd’hui !

Anticipez l’après externalisation ! nous observons trop souvent que l’équipe projet, focalisée sur la mise en place du contrat de prestation externalisée, la tenue du planning et du budget, n’a pas le temps de formaliser, ni déployer les processus de pilotage de la prestation une fois qu’elle sera mise en place. Or, c’est bien à la fin du projet d’externalisation que l’externalisation commence véritablement.

Prérequis pour changer de SI

Les éléments à sécuriser pour réussir son changement de Système d’Information :

 

  • Formaliser clairement les Objectifs stratégiques, opérationnels, et les indicateurs de mesure associés
  • Sécuriser la Disponibilité et la Capacité à faire des équipes
  • Identifier et se doter des Compétences nécessaires au sein de l’équipes projet
  • Documenter les processus métiers
  • Définir les modalités du fonctionnement cible post projet
  • Accompagner les Changements auprès des collaborateurs et des managers
  • Mettre en oeuvre une Méthodologie Projet adaptée à votre contexte
  • Mettre en oeuvre une Gouvernance spécifique pour faciliter les arbitrages et décisions
  • Mesurer et piloter les indicateurs clés d’atteinte des objectifs

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