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L’informatique fantôme ou « shadow IT en anglais » désigne l’utilisation de dispositifs et de services numériques qui n’ont pas été officiellement approuvés par le service informatique d’une entreprise. Il peut s’agir par exemple de l’achat d’applications SaaS non validées par la Direction informatique, de l’exploitation de services cloud, de l’utilisation de plateformes de communication pour liées au travail. Ces actions présentent souvent des risques de sécurité et peuvent entraîner des violations de données ou des problèmes de conformité. Les entreprises doivent surveiller et contrôler l’utilisation du shadow IT, tout en trouvant des moyens de répondre aux besoins des employés et d’améliorer la communication avec le service informatique.
Grâce à des fournisseurs de solutions et services informatiques externes, les fonctions de l’entrprieses peuvent améliorer leur productivité en utilisant des outils matériels et logiciels disponibles sur le marché. Ces améliorations leur permettent de réaliser plus rapidement certaines activités ou projets sans impliquer un département ou une équipe entière au sein de votre organisation, en particulier la direction informatique, ce qui pourrait potentiellement ralentir les choses de manière significative en fonction de l’importance du projet. Cependant, il n’existe aucune protection qui assure une garantie totale pour les données si elles sont exposées, car la plupart des entreprises ne savent pas ce qui se cache derrière ces services externes.
Il existe plusieurs façons pour les entreprises d’aborder et de contrôler l’utilisation du shadow IT. Il s’agit notamment de créer des politiques claires sur les logiciels et le matériel approuvés, d’améliorer la communication avec le service informatique pour répondre aux besoins des employés, de surveiller régulièrement les appareils et services non autorisés et de fournir des formations sur la sécurité des données. En abordant et en contrôlant l’utilisation de l’informatique fantôme, les entreprises peuvent minimiser les risques potentiels et garantir le respect des réglementations et des politiques de l’entreprise.
Pourquoi l’informatique fantôme ou shadow IT est-elle un problème croissant ?
Le problème de l’utilisation de l’informatique fantôme est devenu de plus en plus répandu ces dernières années. Une étude réalisée en 2019 par Everest Group estime que près de la moitié (47 %) des dépenses informatiques totales se cachent » dans l’ombre » – avant les restrictions COVID-19, ce chiffre était probablement beaucoup plus élevé, car les travailleurs à distance se débattaient avec des ressources limitées pendant une période de pandémie, ce qui les poussait à utiliser leurs propres appareils ou des solutions de stockage dans le cloud, comme des fournisseurs extérieurs tels que Dropbox, à des fins professionnelles, au lieu des technologies approuvées par l’entreprise.
L’utilisation du shadow IT peut être dangereuse pour une organisation si elle n’est pas contrôlée.
Il est important de limiter les problèmes potentiels que le Shadow IT peut créer. Ces problèmes peuvent porter sur :
Coût
L’informatique fantôme apparaît souvent comme une solution rentable à court terme, mais elle peut s’avérer coûteuse à long terme. L’utilisation de services personnels ou leur extension à l’ensemble de l’entreprise peut ne pas être financièrement viable par rapport aux options spécifiques à l’entreprise. En outre, le shadow IT peut entraîner des amendes pour non-conformité, une atteinte à la réputation de l’entreprise en cas de violation des données et la nécessité d’un support informatique étendu au moment de la migration ou de la mise hors service du service.
Inefficacités du système
La nature complexe du problème du shadow IT fait que lorsqu’une organisation ne fournit pas à ses employés les ressources adéquates pour accomplir leur travail, ceux-ci s’auto-approvisionnent afin de combler les lacunes. Cela peut conduire à des systèmes informatiques fragmentés et à un manque de normalisation, ce qui rend difficile pour une organisation de gérer efficacement son infrastructure.
L’utilisation de technologies non autorisées signifie souvent que des mesures de sécurité appropriées n’ont pas été mises en place. L’entreprise est alors vulnérable aux violations de données et de conformité, ce qui peut avoir des conséquences financières et porter atteinte à sa réputation.
Par ailleurs, il est fréquent qu’après une période d’adoption de la solution externe, les équipes finissent par demander trop tardivement au département informatique de l’intéerconnecter à d’autres systèmes internes à l’entreprise pour accroître l’efficacité, fluidité et productivité. Devant le fait accompli, les équipes informatiques n’ont pas toujours la possibilité de répondre favorablement ou rapidement à cette nouvelle demande, qui peut représenter un certain investissement plus important.
A cause du shadow IT les organisations sont souvent confrontées à l’absence d’une source unique de vérité en matière d’analyse des données. Cela peut conduire à des informations inexactes et à des problèmes de conformité qui réduisent la qualité des rapports à partir de ce moment-là.
Perte de données
L’un des principaux problèmes que pose le shadow IT est que les données ou autres actifs stockés dans des comptes personnels ne sont pas accessibles aux autres membres de votre entreprise. Si un employé démissionne, il peut conserver l’accès à ces fichiers alors que vous n’avez aucun moyen de les consulter ou de les récupérer, ce qui peut être très dangereux si ces serveurs contiennent des informations critiques !
En outre, il se peut que ces comptes personnels ne fassent pas l’objet de mesures de sécurité appropriées, ce qui augmente le risque de violation et de perte de données. Cela peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.
Il est important de se rappeler que le shadow IT n’est pas toujours malveillant – les employés peuvent simplement essayer de trouver une solution plus efficace. Cependant, il est crucial d’aborder ces questions et d’établir des directives claires sur l’utilisation des comptes personnels à des fins professionnelles.
Visibilité
L’auto-provisionnement par les utilisateurs est un excellent moyen d’accroître l’agilité, mais il rend également la sécurité informatique vulnérable. La solution ? En décentralisant le pouvoir et les ressources, les organisations peuvent s’assurer que les vulnérabilités ne passent pas inaperçues tout en donnant plus de rapidité à leur organisation avec moins de risques qu’auparavant !
En outre, en l’absence d’une supervision et d’une gestion appropriées, l’informatique fantôme peut conduire à la création de silos au sein d’une entreprise. Cela entrave la collaboration et peut donner lieu à un flux de travail décousu, ce qui affecte finalement la productivité globale.
Les entreprises doivent relever ces défis en mettant en œuvre des politiques et des procédures relatives à l’utilisation des comptes personnels sur le lieu de travail, ainsi qu’en examinant et en surveillant régulièrement tous les systèmes et appareils informatiques utilisés. Cela peut contribuer à garantir la visibilité, la sécurité et la collaboration au sein de l’organisation. Ce travail long et fastidieux est grandement simplifié par l’accompagnement d’un cabinet de conseil transformation technologiques.
Les avantages du Shadow IT
Nous avons discuté des inconvénients potentiels du Shadow IT, mais il est également juste d’évaluer certains de ses avantages potentiels.
L’utilisation du Shadow IT peut offrir des avantages tels qu’un accès plus rapide aux ressources nécessaires, une réduction des coûts grâce à l’utilisation de services abordables basés sur le cloud, l’optimisation de ressources informatiques limitées et l’amélioration de la communication et de la collaboration. Elle peut également conduire à une expérience positive pour l’utilisateur en réduisant la bureaucratie.
Cependant, il est important de se rappeler que ces avantages ne peuvent être pleinement réalisés que si le Shadow IT est correctement géré et surveillé. Sans une surveillance adéquate, les risques peuvent dépasser les avantages potentiels.
Il appartient à chaque organisation de peser le pour et le contre et d’établir des politiques claires sur la manière dont l’informatique parallèle sera utilisée sur son lieu de travail.
Comment gérer le risque du shadow IT
La gestion du risque de l’informatique parallèle implique de comprendre et de répondre aux besoins des employés, ce qui peut être réalisé en rationalisant les processus d’approbation et en les rendant plus efficaces. Il est important que les entreprises reconnaissent leur rôle dans la création d’un environnement où les employés se sentent obligés de rechercher des solutions technologiques non autorisées. En reconnaissant et en abordant ces questions, les organisations peuvent réduire les cas de shadow IT.
L’utilisation de l’informatique parallèle est inévitable, mais elle peut être gérée par des mesures efficaces d’identification et de réduction des risques. Les entreprises devraient prendre les mesures suivantes pour en limiter les risques :
- La réalisation d’audits réguliers de toutes les opérations commerciales peut aider à découvrir des cas de Shadow IT et à résoudre tout problème potentiel.
- Hiérarchisez les risques, cela permet de réduire les problèmes potentiels et d’économiser du temps et de l’argent sur les efforts de remédiation. Les entreprises doivent reconnaître le rôle qu’elles jouent dans la création d’un environnement où les employés se sentent obligés de rechercher des solutions technologiques non autorisées.
- Communiquer, collaborer et former tous les employés sur l’utilisation sûre et sécurisée de tous les outils et technologies, ainsi que sur le protocole adéquat pour l’approvisionnement d’un nouveau service.
- Exploitez la technologie pour surveiller le réseau afin de garantir la visibilité et le contrôle de tous les appareils, applications et systèmes.
- Créer et appliquer des politiques et des procédures de sécurité.
Comment éliminer l’informatique fantôme
L’utilisation de l’informatique fantôme peut avoir des effets négatifs durables sur une organisation. D’une part, elle augmente les coûts et détourne les fonds des stratégies techniques approuvées – ce qui peut conduire à des solutions plus coûteuses à l’avenir si cette tendance se poursuit sans être contrôlée !
Avec le passage à une main-d’œuvre entièrement distante ou hybride, les entreprises doivent s’attaquer au problème du shadow IT. Si votre entreprise a besoin d’une refonte de l’informatique fantôme, voici quelques mesures que nous vous recommandons :
Étape 1 : Améliorer la visibilité
Grâce aux systèmes de surveillance et de gestion à distance, votre équipe informatique peut avoir une visibilité en temps réel sur les ordinateurs de son bureau ou de son domicile. Elle sera en mesure de repérer les logiciels non autorisés qui pourraient vous exposer à des infections par des logiciels malveillants, ainsi que les vulnérabilités d’un terminal avant qu’elles ne soient connues du public !
Étape 2 : Communication avec les utilisateurs
Demandez régulièrement aux employés s’ils sont satisfaits de vos services informatiques ainsi que des logiciels et du matériel que votre entreprise utilise et s’il y a quelque chose que vous pourriez améliorer ou proposer pour rendre leur travail plus efficace ; utilisez ensuite ces informations pour prendre vos décisions de recrutement afin que tous les nouveaux employés soient déjà familiarisés avec les différents outils et méthodes utilisés par votre entreprise.
Étape 3 : Fournir aux utilisateurs des outils optimisés
Si une organisation dispose de services non autorisés, elle doit procéder à une analyse approfondie de ceux dont l’utilisation n’est pas approuvée afin de se débarrasser de ceux qui ne sont pas nécessaires, ce qui améliorera la sécurité et rendra les choses plus efficaces !
Assurez-vous de fournir à vos employés le soutien dont ils ont besoin pendant cette transition, y compris des détails sur la façon dont leurs anciens outils seront remplacés et toute mise à jour nécessaire concernant la date de mise en œuvre de chaque nouvel outil.
Si vous avez d’autres questions sur la façon dont vous pouvez gérer les problèmes de Shadow IT de votre entreprise, vous pouvez me contacter ici pour toute question.